Import bazy danych klientów jest prostą czynnością, JEŻELI się prawidłowo przygotuje pliki źródłowe.
Pliki źródłowe to pliki zawierające informacje które chcemy mieć w bazie danych Pcgmarket.

W trakcie importu, pliki źródłowe są w formacie Microsoft Excel (tuż przed importem muszą być zachowane jako plik CSV, czyli format tekstowy z wartościami rozdzielanymi przecinkiem bądź średnikiem), oraz w bardzo ściśle określonej strukturze.

Przykłady plików znajdują się tutaj:


Kolumny plików muszą być dokładnie takie, jak w opisie poniżej.

  • PERSON_NM_SHORT – imię klienta którego dane importujemy, np. imię lekarza
  • PERSON_NM – nazwisko klienta
  • PERSON_TYP – typ osoby np. Lekarz, Pielęgniarka itd
  • WORKPLACE_TYP – typ placówki np. Szpital, Przychodnia, Sklep
  • WORKPLACE_NM – nazwa placówki
  • STREET_NM – nazwa ulicy, ale bez przedrostka np. „ul”.
  • ADDRESS_NR – numer ulicy- uwaga – numer musi być w tej oddzielnej kolumnie, nie może być razem z nazwą ulicy
  • ADDRESS_ZIP – kod pocztowy (bardzo wazne, ponieważ po kodzie pocztowym wybieramy obszar, województwo lub cegiełkę, automatycznie)
  • CITY_NM – nazwa miasta
  • TEL_01_VAL – telefon placówki którą importujemy
  • EMPL_NM_SHORT – imię przedstawiciela który ma mieć tego klienta w swojej bazie danych
  • EMPL_NM – nazwisko przedstawiciela który ma mieć tego klienta w swojej bazie danych
  • BRICK_LVL – poziom terytorialny (cegiełki, województwa) które chemy przyporządkować importowanym klientom. Zanim wdrożymy ten poziom, trzeba się upewnić że odpowiedni poziom jest wdrożony do systemu Pcgmarket. Poziomy wspierane dziś to:
    16 (województw)
    117 cegiełek
    229 (w trakcie prac)
    509 cegiełek
    645 cegiełek
  • PERSON_ATTR_COL_01 – atrybut (np. Stanowisko, specjalizacja). To pole nie jest wymagane, oznacza jedynie że informacje dodatkowe które zostały w systemie sparametryzowane jako tzw Atrybut (atrybutów możemy mieć do 30 dla placówek oraz do 30 dla osób), mogą być zaimportowane. Jeżeli chcielibyśmy mieć atrybuty 2, 3, 4 itd. Importowany, to musiałyby być dodatkowe kolumny PERSON_ATTR_COL_02, PERSON_ATTR_COL_03 itd. lub WORKPLACE_ATTR_COL_01 itd. dla placówek.


Uwaga1 – jeżeli nie potrzebujesz importować danych OSOBOWYCH, po prostu omiń kolumny zaczynające się tekstem „PERSON”

Uwaga2 - podczas importu, plik jest bardzo rygorystycznie sprawdzany i nawet najmniejsze błędne rekordy są omijane, dlatego bardzo polecane jest tak długo testowanie importu aż nie będzie ani jednego komunikatu z błędem.

Importowanie tzw testowe nie niesie za sobą żadnych konsekwencji związanych ze zmianami w bazie danych.

System jedynie testuje plik i daje informację zwrotną, czy import się powiedzie czy nie – jeżeli nie to ile rekordów nie zostanie zaimportowanych.

Sprawdzane będą takie informacje jak:

  • czy nazwy kolumn są poprawne
  • czy prawidłowy WORKPLACE_TYP/PERSON_TYP jest wpisany do pliku
  • czy kod pocztowy odpowiada centralnej bazie kodów pocztowych w Infoconie, i czy z kodem jest powiązana cegła/obszar. Jeżeli nie, to należy kod poprawić.
  • czy nadawany obszar (który jest kalkulowany na podstawie kodu pocztowego) istnieje w bazie danych i czy jest on przedzielony przedstawicielowi którego nazwisko widnieje EMPL_NM/EMPL_NM_SHORT
  • czy wpisany przedstawiciel w EMPL_NM/EMPL_NM_SHORT istnieje w organizacji
  • czy wpisany poziom terytorialny obszaru jest prawidłowy, tzn czy jest wdrożony w system Pcgmarket dla Klienta. Jeżeli nie, to trzeba będzie po pierwsze wpisać prawidłowe nazwy cegiełek lub obszarów, po drugie wpisać prawidłowy poziom w piku w kolumnie BRICK_LVL


Poniżej zalecana procedura wykonywania importu, krok po kroku...

Etap 1: Wykonaj Backup bazy danych – instrukcja wykonywania kopii zapasowej jest opisana Tutaj

Etap 2: Przygotuj plik w formacie Excel, wg. w/w zaleceń.

Pamiętaj że ma on być taki, jak w przykładzie w załączniku:

Przykład pliku znajduje się tutaj


Etap 3: Wyeksportuj plik do formatu CSV – w programie Microsoft Excel użyj oopcji [Zapisz Jako] I wybierz format CSV jak poniżej

Etap 4: W module Administracyjnym Parametryzacja, wybierz opcję [import danych], po czym z prawej strony wskaż plik CSV który właśnie został przygotowany.

Etap 5: Kliknij w przycisk [Zaimportuj Dane], jednocześnie pilnując że jest ZAPTASZKOWANA opcja [test poprawności].

To spowoduje że plik będzie jedynie TESTOWANY czy jest poprawny, nie będzie na razie nic importowanego.

W kolumnie Separator jest znak (najcześciej przecinek „ ,” bądź średnik „ ; ”) używany jako separator w pliku CSV. W zależności od ustawień Twojego komputera oraz Excela, eksport do CSV wygenerował plik z wartościami rozdzielanymi znakiem przecinka bądź średnika. Otwórz plik CSV w edytorze tesktowym to się szybko dowiesz. Wstaw odpowiedni znak tutaj do pola [Separator]

Etap 6: Szanse są że będzie błąd i trzeba pojawi się komunikat o treści może skomplikowanej, jednak pozwalającej na prześledzenie gdzie może być błąd.

Jeżeli jest to błąd na poziomie parametryzacji np. źle przypisane obszary do przedstawicieli, to błędów na ekranie będzie wiele – być może tyle ile jest rekordów importowanych.

Jeżeli natomiast błąd jest na poziomie rekordu (np. źle wpisany kod pocztowy), to pojawi się tych błędów nie wiele – tylko tyle ile jest błędnych wpisów.

W tym przykładzie pojawił mi się jedynie jeden komunikat o błędzie.




Etap 7: Popraw plik CSV (lub plik Excel I wyeksportuj ponownie do CSV) i powtórz operację, wskazując plik ponownie i uruchamiając Zaimportowanie danych z zaznaczonym testem poprawności.

Jeżeli błędy zostały wyeliminowane, to pokaże się okno bez komunikatów o błędach.



Na tym oknie widać że z przykładowych 318 rekordów, nie ma żadnych błędów I przetwarzane 318 rekordów są gotowe do zaimportowania, natomiast jeszcze na tym etapie nic nie zostało zaimportowane, a więc, zacznijmy import !

Etap 8: Wskaż plik po raz kolejny:




Ale tym razem, uwaga, usuńmy opcję Test Poprawności !!!



Obrazek powyżej - Jesteśmy gotowi do importu!

Etap 9: Kliknij w przycisk [Zaimportuj dane].

Po paru sekundach, pojawi się następujące okno:

Zobaczmy – liczba dokonanych wpisów osób to 318, wspaniale, ale dlaczego liczba miejsc pracy to tylko 144 jeżeli liczba wierszy w Excelu wynosiła 318 ?

Tu tkwi cała siła systemu importującego – system sprawdza czy jakieś wiersze się powtarzają.

Jeżeli jest placówka w której pracują 3 osoby, to owszem system zaimportuje te 3 osoby, ale placówkę zaimportuje tylko raz przypisując każdą z tych zaimportowanych osób do tej jednej placówki, ponieważ nie ma sensu tworzyć redundantne (duplikatowe) rekordy w bazie danych.

Jeżeli dwie placówki mają taką samą nazwę oraz dane adresowe, to zostaną zaimportowane tylko raz, a wszystkie osoby które były do tych placówek przypisane będą przypisane w Pcgmarket do tej jednej zaimportowanej placówki.

Od teraz nasza baza jest już pełniejsza o nowe wpisy !